Relaciones Publicas: La creación de eventos

Las relaciones publicas como tal, son consideradas una rama o estrategia de marketing, a través de la cual podemos comunicar mensajes a un público objetivo. La mejor manera de hacer esto, es a través de una estrategia integral que abarque el marketing y las relaciones publicas con un enfoque hacia la comunicación.

El marketing trata de captar la atención de los consumidores potenciales de una marca, empresa o producto, con el fin de generar un impulso de compra. De igual forma, las relaciones publicas tratan de atraer a un público objetivo, pero tratando de reflejar aspectos positivos, con el fin de desarrollar una estrategia de posicionamiento e influir en la percepción que se tiene de nuestra empresa o marca, creando una buena imagen de la misma.

En pocas palabras las relaciones publicas son una herramienta de comunicación para crear relaciones entre empresa y público, con las cuales se busca obtener beneficios. Estos beneficios van a variar dependiendo del enfoque que adopte nuestro programa, mismo que no puede permanecer estático, debe poder ser utilizado para trabajar por diferentes causas con el fin de aprovechar al máximo las ventajas de este tipo de estrategias.

A través de las relaciones publicas se busca promover la adopción de marcas, bienes, servicios e incluso ideas y personas. Ayudan a crear un concepto que ayude a aumentar la aceptación, esto podría relacionarse con las herramientas de publicidad y promoción del marketing, sin embargo, las relaciones publicas llevan a cabo estas acciones de manera directa, buscando tener una interacción.

Los esfuerzos en relaciones publicas pueden dirigirse a múltiples públicos, no únicamente a posibles clientes. Esta es una herramienta de mucha utilidad para crear relaciones con clientes, proveedores, el personal, otras empresas, medios, líderes de opinión, etc. Enfocándonos en el entorno interno y externo de la organización.

Debido a esto, las relaciones publicas se consideran una buena opción de inversión, porque pueden proporcionar múltiples beneficios económicos, de relaciones y de lealtad. Aunado a esto, son una excelente herramienta para crear un valor añadido a la empresa, creando situaciones de intercambio y vínculos entre la organización y quienes la rodean, permitiendo mostrar cómo es que se trabaja dentro de la misma, o que es lo que la hace destacar de la competencia.

Eventos corporativos en las Relaciones publicas

Una de las formas de captar la atención de un público objetivo, es la creación de eventos, estos logran enfocar la atención en la empresa. A través de un evento una empresa puede transmitir la esencia y valores de una organización y el mensaje especifico que se desea comunicar, todo al mismo tiempo en un mismo lugar, los asistentes no tienen otra opción más que escuchar lo que la empresa quiere que escuchen.

Este mensaje debe partir de una necesidad, es importante que el evento a crear sirva de algún modo para lograr objetivos establecidos, de otro modo podría tomarse como una mala inversión de los recursos. Es necesario que la organización del evento sea llevada de forma cuidadosa, pues no queremos que, entre tantas cosas, se pierda o se entienda de otra manera el verdadero propósito de dicho evento.

¿Cómo crear un buen evento corporativo?

Como ya se mencionó, es importante definir objetivos específicos del evento, ¿qué es lo que se pretende lograr con la realización del mismo? Pues bien, estos objetivos pueden estar dirigidos a diferentes metas, puede que lo que quieras lograr este relacionado con la obtención de fondos para alguna causa social, para cerrar tratos con inversionistas o proveedores importantes para un nuevo proyecto o la mejora de uno, para celebrar algo dentro de la organización, para dar a conocer una nueva iniciativa, etc., las opciones son demasiadas.

Un evento no tiene que ser improvisado, si bien hemos hablado de que los objetivos deben diseñarse de acuerdo al fin que se busca alcanzar, es necesario tomar en cuenta que estos también deben orientarse a la organización del mismo. Cada paso del evento en cuestión debe estar planeado y correctamente organizado, esto ayudará a que el desarrollo del mismo sea más sencillo y productivo, que se obtenga un retorno de la inversión y evitar en tanto sea posible cometer errores, accidentes o malas críticas.

Las relaciones publicas pueden ser utilizadas por todo tipo de organizaciones, públicas o privadas, y como se mencionó anteriormente, dirigirse a diferentes públicos a través de la segmentación de los mismos, debe tratarse de personas o empresas con características en común. Un evento de este tipo puede ayudarte a transmitir la cultura organizacional de tu empresa hacia tus empleados, logrando que estos se sientan parte de la misma, y, por consiguiente, sepan que son parte fundamental del éxito de la empresa y deseen participar en el logro de los objetivos y crecimiento de esta.

Puedes trabajar en crear vínculos con proveedores e inversionistas, tal vez para lograr que trabajen contigo en algún proyecto importante, o simplemente para que sepan que son parte crucial de los resultados de la empresa, cosa que puede darles cierto grado de satisfacción y por consiguiente una buena dinámica de trabajo.

Un evento de esta magnitud también puede ser creado en favor de causas sociales o filantrópicas. Es bien sabido que una buena forma de captar recursos es a través de eventos que demuestren el significado de un proyecto, quienes están involucrados, quienes serán los beneficiados, el alcance de la causa y finalmente darle credibilidad a la misma. En este tipo de situaciones, un evento de este tipo puede convencer a las personas o empresas de formar parte del proyecto. Y ciertamente, resulta benéfico para ellas también, pues al involucrarse logran demostrar su compromiso con la sociedad, sin contar los beneficios en el ámbito financiero como la disminución del pago de impuestos.

Desde el lado comercial, un evento es un excelente lugar para dar a conocer una nueva marca, un producto o servicio. Esto debido a que puedes mostrarlo previamente a su lanzamiento a un grupo seleccionado que cumple con las características del publico meta que deseas alcanzar, puedes mostrar como surgió la idea, que es lo que representa, como funciona y lo que se espera de él. De igual manera puede establecerse como objetivo dar a conocer novedades relacionadas con la empresa o innovaciones y mejoras en los procesos de producción, comercialización o establecimiento de nuevas políticas y dinámicas de trabajo.

Normalmente, este tipo de estrategias resulta ser más factible para empresas con cierto grado de poder adquisitivo, debido al grado de inversión que la creación de un evento pudiera demandar. Un evento con propósitos de relaciones públicas no debe ser necesariamente grande, sin embargo, es necesario tener claro cuál es el concepto de mismo y que tan importantes son los objetivos que se buscan cumplir. Se trata de una estrategia que demanda una inversión importante de tiempo y dinero, en cuanto a su promoción o difusión, el espacio a utilizar, organizadores, staff, aperitivos, ambientación, etc.

La organización de un evento con fines como los anteriores no es algo sencillo, es necesario observar cual es el público especifico del mismo, cuales son las necesidades y expectativas que el evento debe cubrir, cual es el plan de comunicación, la presencia de la marca en cada parte del evento, entre otras cosas. Estos aspectos no deben pasarse por alto, no solo en la realización de eventos con fines de marketing, sino para estrategias de relaciones públicas en general, por lo que se aconseja acudir a personas que estén involucradas con este tipo de actividades y conozcan cada parte y funcionamiento de los mismos.

Si un evento es exitoso o no, los asistentes hablaran de ello, sin embargo, lo que buscamos son comentarios positivos. Si logramos que el público al que fue dirigido dicho evento se sienta importante y fascinado por lo que podemos mostrar o transmitir será más fácil alcanzar cierto grado de posicionamiento, credibilidad, reconocimiento y reputación, construyendo una imagen de marca positiva. Un buen evento creara satisfacción entre los asistentes y una buena experiencia, lo que hoy en día es de suma importancia.